Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT  

Inleiding  

Het huishoudelijk reglement vindt de rechtsgrond in artikel 19 van de statuten van de vereniging en wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering.
Het huishoudelijk reglement of andere reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met statuten.  

Leden en rechten en verplichtingen der leden  

Artikel 1

  1. In artikel 4 van de statuten van de vereniging worden onderscheiden: seniorleden; ereleden; juniorleden; administratieve leden.
  2. Daarnaast kent de vereniging nog de volgende leden:
    - Administratieve leden; administratieve leden zijn leden die tijdelijk niet kunnen tennissen en op hun eigen verzoek (tijdelijk) als administratief lid in de administratie zijn opgenomen. Administratieve leden zijn leden in de zin der wet; zij hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet en de statuten aan seniorleden zijn toegekend en opgelegd behoudens het gebruik maken van de tennisbanen, deelnemen aan trainingen en het spelen van wedstrijden en toernooien in welk verband dan ook.
    - Leden van verdienste; leden van verdienste zijn zij, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt gedurende een langere periode en tot lid van verdienste zijn benoemd bij besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen. Leden van verdienste hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet en de statuten aan seniorleden zijn toegekend.
    - Studenten; als studenten worden aangemerkt die seniorleden, die een bewijs van studiefinanciering door het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen kunnen overleggen aan de ledenadministratie.

Artikel 2

Als ondersteuning voor de secretaris en het totale bestuur van de vereniging fungeert een ledenadministratie. Deze wordt benoemd door het bestuur en in alle organen van de vereniging bekend gemaakt. De ledenadministratie administreert alle mutaties in het ledenbestand en verzorgt de aanmelding en mutaties van de leden bij de KNLTB.
Aanmelding als lid van de vereniging geschiedt door het indienen van een ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier tezamen met een recente pasfoto bij de ledenadministratie van de vereniging. Het aanmeldingsformulier vermeldt: naam, voornamen, woonplaats en adres, postcode, geboortedatum en geboorteplaats alsmede telefoonnummer(s) en e-mailadres waarop het lid bereikbaar is. Leden tekenen dan tevens voor de AVG regeling van GLTV.

Artikel 3

  1. De leden zijn verplicht iedere verandering in de verstrekte gegevens zo spoedig mogelijk schriftelijk of digitaal aan de ledenadministratie te melden.
  2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan uitsluitend schriftelijk of digitaal geschieden aan de ledenadministratie tegen het einde van het verenigingsjaar en met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste vier weken.
  3. De leden verplichten zich bij aanvang van het lidmaatschap een machtiging te ondertekenen en af te geven aan de ledenadministratie waardoor een automatische incasso van de financiële verplichtingen ten opzichte van de vereniging mogelijk wordt.   

Artikel 4

  1. De jaarlijkse contributie wordt door de Algemene Vergadering vastgesteld en wordt geïnd bij automatische incasso.
  2. De inning geschiedt door de penningmeester bij machtiging in de maand maart van ieder jaar. Indien een lid onvoldoende saldo bij de opgegeven bankinstelling heeft dient zo spoedig mogelijk gezorgd te worden voor aanvulling van dit saldo zodat alsnog de contributie kan worden geïnd.
  3. Indien een machtiging voor de automatische inning tussentijds is ingetrokken, dient het lid zelf zorg te dragen voor tijdige overmaking van de contributie uiterlijk vóór 1 maart van ieder jaar. Wordt na genoemde datum betaald is het betreffende lid een boete/ bijdrage in de administratiekosten verschuldigd van € 25,--.    
  4. De vereniging hanteert de volgende categorieën leden voor de inning van de contributie te weten:       
    - junioren t/m 12 jaar                             
    - junioren t/m 17 jaar                             
    - administratieve leden                           
    - studenten                                   
    - senioren       
    - ereleden     

Artikel 5

  1. De leden hebben het recht bij alle evenementen door de vereniging georganiseerd aanwezig te zijn en/of er aan deel te nemen.     
  2. De leden die de Algemene Vergadering bijwonen zijn gehouden de presentielijst te tekenen.
  3. De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke en/of mondelinge aanwijzingen van het bestuur of diens gemachtigden.  

Artikel 6

  1. Bij het GLTV lidmaatschap hoort dat ieder lid maximaal 3 maal per jaar bardienst of vervangend vrijwilligerswerk verricht. Daarbij duurt een bardienst maximaal 4,5 uur en wordt voor het grootste gedeelte door 1 persoon verricht. Het barhoofd zorgt voor opening van het paviljoen, instrueert zo nodig de personen die de bardienst gaan verrichten en zorgt voor de sluiting;
  2. Afkoop van het verrichten van bardienst of vervangend vrijwilligerswerk is niet mogelijk. Die leden die op dit moment nog afkopen kunnen dit blijven doen op basis van rechten uit het verleden. Zij betalen een extra contributie voor deze afkoop van € 100,00 per jaar;
  3. Leden die nalaten hun bardienst of vervangend vrijwilligerswerk te verrichten op momenten waarvoor zij zijn ingedeeld, betalen alsnog € 50,00 boete (= extra contributie) per keer dat zij waren ingedeeld en nalaten dit te doen. Door het betalen van deze extra contributie vervalt niet de verplichting dat men alsnog de niet verrichte bardienst of vervangend vrijwilligerswerk dient te verrichten;
  4. Leden mogen hun bardiensten of vervangend vrijwilligerswerk (al dan niet tegen betaling door het lid) ook door een ander lid van GLTV laten verrichten. Hiervoor dient men dan wel zelf zorg te dragen.
  5. Indien het lid onverhoopt (toch) geen bardienst kan draaien dient men zelf voor een vervanger te zorgen. Het bestuur of barhoofd zijn hiervoor niet verantwoordelijk. Men dient deze wijziging / ruiling door te geven aan de coördinator.
  6. Leden worden tijdig op de hoogte gesteld wanneer een bardienst niet doorgaat bijvoorbeeld als gevolg van wijziging in activiteiten of doordat de banen gesloten zijn door weersomstandigheden. Indien dit 3 dagen voordat de bardienst plaatsvindt gebeurt (dus als u bijvoorbeeld vrijdag bardienst heeft kan dit nog geannuleerd worden door GLTV tot en met de dinsdag ervoor), dient men zich opnieuw in te plannen voor deze bardienst of wordt de bardienst opnieuw ingepland door de paviljoencommissie. Indien GLTV later laat weten dat een bardienst komt te vervallen, dan wordt deze bardienst als verricht beschouwd (ondanks dat u op het ingeplande tijdstip niet aanwezig hoeft te zijn).

ALS JE GEEN MAIL ONTVANGT VAN GLTV OF JE MAILADRES IS GEWIJZIGD, GEEF DAT DAN ZO SNEL MOGELIJK DOOR AAN DE LEDENADMINISTRATIE EN/OF BARPLANNERS. (Je kunt dit ook zelf aanpassen via de clubapp van de KNLTB)  

Artikel 7

Schade aan de vereniging of aan de bezittingen van de vereniging toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.    

Vergaderingen en verplichtingen van het bestuur  

Artikel 8

  1. De voorzitter, secretaris en penningmeester tezamen vormen het dagelijks bestuur.
  2. Het bestuur bestaat uit de personen genoemd in lid 1 aangevuld met 4 leden die tevens fungeren als de voorzitters van de commissie senioren, de commissie junioren, de commissie onderhoud en de commissie paviljoen. Ter onderscheiding van het dagelijks bestuur wordt dit bestuur het algemeen bestuur genoemd.
  3. De penningmeester treedt op als plaatsvervangend voorzitter en vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis.   

Artikel 9

  1. Het bestuur doet bij een vacature in het bestuur een voordracht van één of meer kandidaten aan de Algemene Vergadering. De selectie van de kandidaten vindt plaats op basis van kennis en kunde, draagvlak in de vereniging en voldoende beschikbaarheid om de functie(s) naar behoren te kunnen uitoefenen.
  2. Tot het opmaken van een schriftelijke voordracht zijn ook bevoegd tenminste tien leden mits deze voordracht vergezeld gaat van een bereidheidverklaring van de kandidaat. 
  3. Een bestuurslid treedt af uiterlijk drie jaren na de benoeming. Een aftredend bestuurslid is direct herkiesbaar voor een volgende periode van drie jaren.
  4. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op waarbij voorzitter, secretaris en penningmeester niet in één jaar tegelijkertijd kunnen aftreden.
  5. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt in het rooster de plaats van de voorganger in.   

Artikel 10

  1. Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter dit nodig acht. Het  algemeen bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit nodig achten. De voorzitter heeft de leiding van de vergaderingen en kan deze zo nodig schorsen of verdagen.
  2. Voorafgaand aan ieder jaar stelt het bestuur een vergaderschema op voor het komende jaar met daarin aangegeven wanneer de Algemene Vergadering, de vergaderingen van het dagelijkse bestuur en het algemeen bestuur worden gehouden.
  3. De secretaris roept de betreffende vergadering bijeen door verzending van de agenda met eventueel bijbehorende stukken aan ieder bestuurslid per post of digitaal bij voorkeur tenminste zeven dagen voor de datum van de vergadering.
  4. De vergaderingen van het bestuur worden normaliter gehouden in het clubgebouw van de vereniging.   

Artikel 11  

  1. Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze bij te houden:
    - de ledenadministratie
    - de archivering van de notulen en presentielijsten van de Algemene Vergadering 
    - de archivering van de notulen van de vergaderingen van het dagelijks bestuur en algemeen bestuur
    - de financiële administratie en boekhouding en verder al datgene wat nodig is voor een goede gang van zaken in de vereniging.
  2. Van de in het vorige lid bedoelde administraties en archieven zal aan ieder lid die hierom verzoekt, binnen een week inzage worden verstrekt.
  3. Gelet op artikel 10 lid 3 onder c van de statuten van de vereniging is het bestuur verplicht voor de rechtshandelingen waarvan de financiële betekenis een bedrag van € 25.000,- te boven gaat, de goedkeuring van de Algemene Vergadering te vragen.   

Artikel 12

  1. De vereniging kent de volgende commissies:
    - commissie senioren met als taak de organisatie van alle activiteiten voor de senioren
    - commissie junioren met als taak de organisatie van alle activiteiten voor de junioren
    - commissie onderhoud met als taak het zorgen voor het in optimale staat in stand houden van de accommodatie van de vereniging
    - commissie paviljoen met als taak het faciliteren van alle activiteiten van de vereniging die op de accommodatie van de vereniging worden gehouden
    - commissie communicatie met als taak het verzorgen van publiciteit van de verenigingsactiviteiten
    - commissie sponsoring met als taak het werven van en contacten onderhouden met de sponsors van de vereniging
  2. Het aantal leden van de commissies in het vorige lid genoemd bedraagt tenminste drie en maximaal negen en worden door de Algemene Vergadering benoemd.
  3. Iedere commissie wordt geleid door de voorzitter. De voorzitters van de commissies genoemd in lid 1, onder a, b, c en d maken tevens deel uit van het algemeen bestuur.
  4. Het is aan iedere commissie vrij om een onderverdeling aan te brengen in de werkzaamheden door het instellen van één of meer subcommissies.

Artikel 13

  1. De Algemene Vergadering benoemt jaarlijks één of meer leden van de kascommissie. Tevens wordt een plaatsvervangend lid benoemd dat bij ontstentenis van één van de leden van de commissie diens plaats zal innemen.
  2. De kascommissie bestaat uit tenminste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur, en onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de Algemene Vergadering verslag uit van haar bevindingen.
  3. De benoeming van een lid van de kascommissie geschiedt voor de duur van twee jaren, zodanig dat ieder jaar de samenstelling van de kascommissie een andere is dan het voorafgaande jaar.
  4. Ieder seniorlid van de vereniging kan zichzelf verkiesbaar stellen of door één of meerdere andere leden worden voorgedragen als kandidaat voor deze commissie.  

Artikel 14

GLTV is een rookvrije vereniging. In en rond het paviljoen mag niet gerookt worden, daarnaast is het volledige park (rond de banen) rookvrij. Bij de fietsenstalling is een rookgebiedje met een asbak waar wel gerookt mag worden.  

Artikel 15

In het Paviljoen kan sinds 1 januari 2020 niet meer contant betaald worden. In de clubapp staan tips om op verschillende manieren, anders dan contant, te betalen.    

Slotbepalingen  

Artikel 16

  1. Daar waar de statuten en/of het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur.
  2. Ieder lid ontvangt na een verzoek hiertoe aan de secretaris een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement.
  3. Alle leden worden geacht bekend te zijn met de statuten van de vereniging en dit huishoudelijk reglement.  

Dit huishoudelijk reglement is in eerste aanleg vastgesteld in de Algemene Vergadering van de Gemertse Lawn Tennisvereniging van 18 maart 2020  

De voorzitter,                              De secretaris,

 

Maaike van de Laar,                      Bianca Vogels